Le premier temps du projet a été celui de la constitution d'un groupe suffisamment étoffé puis de sa structuration. Le temps pour réfléchir au projet, communiquer, structurer la gouvernance, constituer des groupes de travail. Peu de comptabilité au cours de ce premier temps.

La Chouette Coop a fait le choix de constituer un groupement d'achat de décembre 2015 à fin 2016. Nous avons fait le choix d'Odoo sur l'ensemble de ses aspects fonctionnels pertinent dans le cadre du projet (dont la partie eCommerce et la comptabilité). La prise en main et la configuration de la partie comptable d'Odoo a été grandement facilité par l'implication dans le projet d'un bénévole comptable, maîtrisant les ERPs et très engagé.

Au cours de ce fonctionnement en groupement d'achat nous avons procédé par essais/erreurs en montant en compétences sur nos métiers et outils. Les taches liées à la comptabilité étaient générées par une personne, mobilisaient beaucoup de temps et étaient rendues complexes en raison de l'instabilité du projet (nous gérions de très nombreux avoir, par exemple). “Notre comptable” très mobilisé s'est retiré du projet sans avoir eu le temps se structurer une équipe autour de lui. Nous étions dans une impasse au niveau compta ce qui a conduit à des tensions et une remise en cause de nos choix (tout intégrer dans Odoo).

Une équipe comptabilité s'est structurée à partir d'un binome de co-référents motivés mais qui n'avaient pas de compétences comptable “métier” au départ. Le groupe s'est étoffé et des comptables de métier l'ont rejoint. La reprise du passé a été lourde. L'équipe s'est dotée de ces processus de fonctionnement et les membres du groupe sont montés en compétence. Depuis peu, la tâche de gestion des factures fournisseurs est confiée à des bénévoles qui se relaient dans le cadre de leur temps de service.

La prise en main de la partie comptabilité d'Odoo a dérouté nos bénévoles comptables qui n'étaient pas familiers avec les ERPs (clôture d'un exercice fiscal, par exemple). Cela a été dépassé, le temps de se familiariser avec le logiciel.

A ce jour, le fait d'avoir un logiciel intégré nous facilite beaucoup la gestion : pas de données à export et importer entre logiciels, beaucoup moins de choses à saisir, pas de double saisie.

Ce qu'il reste à consolider ? Continuer à étoffer le groupe “COMPTA” et pouvoir constituer un noyau dur de plusieurs personnes avec la compétence comptable.

Et si c'était à refaire ? Plus de vigilance sur le point d'articulation entre 1) un engagement bénévole expert et impliqué et 2) la nécessité de constituer des groupes support solides.