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Envoi de mails et listes de diffusions

La Cagette: Infos, considérations et choix techniques pour l’envoi de mails à tou·te·s les coopérateur·rice·s

Problèmes rencontrés : Nous sommes tous confrontés aux même problèmes, le principal étant la mise en spam voir le rejet pur et simple des mails par les serveurs de courrier des destinataires. Certains de ces serveurs de courrier effectuant particulièrement des rejets très fréquents (free, laposte, hotmail, live…), peu de rejets constatés avec gmail mais ils peuvent être déposés dans un autre dossier que le principal.

Usage de MailChimp : Nous avons utilisé dans un premier temps MailChimp pour la création/mise-en-page de notre lettre d’info. Le taux de rejet/mise en spam était très élevé. Les raisons en sont que le code html généré par mailchimp contient des trackclicks qui sont repérés par les serveurs courrier des destinataires qui classent ces mails comme spam potentiel. D’autre-part les images que l’on intègre dans les documents créés sont téléchargés par le serveur MailChimp qui leur affecte un nouveau nom et de fait une adresse qui est elle aussi trackable et repérée par les serveurs destinataires. Pour palier ce problème nous avons dans un premier temps, dans l’idée de continuer à envoyer une lettre d’info sous forme html, de générer le code dans MailChimp, puis de le “nettoyer” de ses différents trackclicks en supprimant ceux publicitaires de MailChimp, en réhébergeant les images sur notre propre serveur avec donc une adresse et un nom à nous. Tout ça demande beaucoup de manips et n’est pas facile à manipuler ni encore moins facile à corriger en cas de modif de dernière minute, mais le taux de rejet était bien moindre. Néanmoins il y avait toujours du rejet, et le manque de souplesse allié à la technicité nécessaire pour la réalisation nous a vite amenés à adopter une solution bien plus simple et pratique.

Solution choisie, en utilisation depuis un an environ : Nous avons opté pour l’option qui consiste à avoir un nom de domaine réservé à l’information de la coop, et choisi une offre chez OVH à 7,19€ TTC/mois (tarif en vigueur à l'écriture de cette page juin 2018) qui permet (entre-autres) de bénéficier d’espace disque accessible via un client ftp (et donc un contenu accessible via l’adresse du nom de domaine choisi) et des listes de diffusion de mails modérables. Le résultat est que nous n’avons que très peu de rejets, et que quand il y en a il existe une solution simple : la personne qui ne reçoit pas les mails peut souscrire d’elle-même à la liste de diffusion (par le biais d’une adresse de souscription à laquelle il lui suffit juste d’envoyer un mail)) ce qui à-priori règle le problème du rejet.

Liste de diffusion modérée : Lorsque l’on crée une liste de diffusion dans l’interface “Mailing lists” OVH on a la possibilité de choisir l’option “modérée”, et c’est le bon choix ! En effet, lorsque l’on envoie un mail destiné donc à toutes les adresses figurant sur la liste de diffusion, le serveur OVH envoie à l’adresse qu’on lui a donnée comme adresse de modération un mail d’acceptation ou de refus de l’envoi à la liste. Il suffit alors si on accepte l’envoi de renvoyer un mail en cliquant sur le lien inclus pour que la liste de diffusion adresse le mail à toutes les adresses.

L’avantage est double :

- d’une part OVH certifie auprès des serveurs courriers destinataires que l’envoi n’est pas du spam, ce qui limite de beaucoup les rejets (je dis bien limite, mais avec certains serveurs destinataires ayant une forte politique de rejet c’est insuffisant, en effet ils analysent le nombre d’envois du même mail à plusieurs adresses de destinaires de leur domaine, et si il y en a trop tout passe au rejet)

- d’autre-part il n’y a que la·le modérateur·rice de la liste de diffusion qui peut diffuser un mail à la liste de diffusion, ce qui empêche tout spammage. En effet, l’adresse de la liste sera immanquablement récupérée par divers moyens de fishing qui tenteront d’envoyer du spam, mais la·le modérateur·rice recevra une demande d’acceptation ou de refus, il suffit alors de refuser (ou de jeter la demande) et rien ne parviendra à la liste de diffusion.

Suppression automatique d’adresses de la liste après plusieurs refus de la part des serveurs courrier destinataires (suppression automatique d’adresses erronées) : Le serveur OVH de liste de diffusion, après un certain nombre de refus de réception à une adresse par un serveur destinataire, supprime l’adresse de la liste, je passe les détails de la procédure (attente de 12 jours après le dernier message refusé, envoi d’un mail test au destinataire, si nouveau refus : suppression). Dans ce cas, il suffit que le destinataire envoie un mail depuis son adresse à la liste de souscription pour de nouveau recevoir les mails en provenance de cette liste de diffusion (Opt-in).

Nota : Il est aussi possible de proposer aux destinataires une adresse de dé-souscription aux mails de la liste de diffusion. Dans ce cas seule une re-souscription effectuée par le destinataire permettra de rajouter de nouveau l’adresse à la liste.

Solution adoptée pour le moment pour l’envoi d’une lettre d’info :

- Nous créons le document avec le logiciel que nous voulons et l’enregistrons en PDF.

- Nous téléchargeons ce PDF sur l’espace disque OVH (avec un logiciel client ftp type FileZilla, c’est facile). Il devient donc accessible via l’adresse du domaine : htp…/nomdudomaine/nomduPDF

- Nous diffusons l’adresse du PDF où nous le souhaitons, entre-autres donc en l’envoyant par mail à notre liste de diffusion.

Avantages :

- Le mail envoyé ne contient pas le document en lui-même, mais le lien de visualisation / téléchargement, il est donc beaucoup moins lourd.

- Ce lien est diffusable sur d’autres supports (espace membre, forum, etc…).

- En cas de correction du document il suffit de remplacer sur l’espace disque le pdf par un nouveau pdf corrigé ayant strictement le même nom (donc l’adresse du doc sera bien identique).

Espérant que ces quelques infos pourront vous aider un peu à naviguer plus fluidement dans les fleuves cybernétiques du courrier électronique…