Les fiches articles et fournisseurs contiennent de nombreuses informations. Le choix des rubriques à renseigner et la manière de les renseigner sont liés au choix fonctionnels, c'est donc à ajuster au contexte local (par coopérative). La qualité des données (complétude, cohérence) est majeure : impacts sur les ventes, la déclaration de TVA, la comptabilité, les statistiques, les consommateurs coopérateurs, … Il n'est pas inutile de prévoir des mécanismes pour assurer et garantir une qualité de la base de données.

A La Chouette Coop, nous tentons de maintenir une qualité de la base de données de la manière suivante :

• Mise à disposition d'un tutoriel - les articles sont créés par des coopérateurs bénévoles du groupe achat
• Relecture par un tiers avant de validation d'une fiche article
• Outils statistiques pour tenter de mettre en évidence des incohérences (statistiques produites par metabase).

A terme, il serait intéressant d'avoir une vérification syntaxique des champs et une vérification sémantique (cohérence) lors de la saisie d'une fiche article. Le module réalisé par La Louve permet d'assurer une cohérence entre taxes à l'achat et à la vente (ce qui est précieux). "Fiche article" de La Chouette coop